ALCANCES DE LOS FUNDAMENTOS DE OBSERVANCIA OBLIGATORIA EN LA NOTIFICACIÓN DE LOS ACTOS EMITIDOS EN EL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO DISCIPLINARIO EN EL MARCO DE LA LEY N º 30057 – LEY DEL SERVICIO CIVIL. A RAÍZ DEL PRECEDENTE VINCULANTE DE LA RSP. N. ° 002-2025-SERVIR/TSC.
De conformidad al numeral 21.4 del art. 21 del TUO de la Ley 27444, la notificación personal se entenderá con la persona que deba ser notificada o su representante legal, pero de no hallarse presente cualquiera de los dos en el momento de entregar la notificación, podrá entenderse con la persona que se encuentre en dicho domicilio, dejándose constancia de su nombre, documento de identidad y de su relación con el administrado.
A. ¿En qué momento deben de realizarse las notificaciones en el PAD?
Las notificaciones del procedimiento administrativo disciplinario deben de realizarse en día y hora hábil de funcionamiento de la entidad. Cuando la notificación se realice en un día inhábil, ésta se considerará válidamente efectuada el primer día hábil siguiente, momento a partir del cual surtirá sus efectos.
B. ¿Cuándo es válida la notificación personal?
La validez jurídica de una notificación no depende solo de entregar el documento, sino del cumplimiento riguroso de las formalidades legales tales como (identificación del domicilio, constancia de entrega y recepción entre otras), resultan indispensables para su validez. Cualquier inobservancia sustancial de dichas formalidades puede generar invalidez de la notificación y, en consecuencia, afectar la eficacia del acto que se pretende notificar, así como la validez de los actos posteriores, por cuanto estaría vulnerando el derecho de defensa.
C. ¿Qué escenarios se suelen presentar en el régimen de la notificación personal?
El precedente vinculante nos establece 3 escenarios cuando no se pueda notificar de manera directa al servidor civil, siendo estos los siguientes:
1. Cuando no se puede acceder al domicilio del servidor debido a ello la diligencia de la notificación del acto se realiza en la entrada o recepción del edificio o condominio donde aquél reside, entregándose la documentación al personal de portería o recepción.
Cuando la notificación entregada a un tercero solo será válida si: i) quien la recibe esté efectivamente dentro del domicilio del destinatario (no en áreas comunes como portería o recepción); y ii) se especifica claramente el vínculo entre quien recibe el documento y el administrado (por ejemplo, vínculo de parentesco, relación laboral o visita circunstancial, entre otros). La ausencia de cualquiera de estos elementos impide tener por cumplida la finalidad de la notificación, configurándose un vicio que afecta su eficacia y, por extensión, la regularidad del procedimiento administrativo disciplinario.
2. Cuando no se puede acceder al domicilio del servidor civil, debido a ello la diligencia de la notificación del acto se realiza en la entrada o recepción del edificio o condominio donde aquél reside. El notificador procede a dejar el documento bajo la puerta de acceso de la edificación, dejando constancia de dicha actuación en el acta correspondiente.
En ese contexto, cabe precisar que el domicilio del servidor corresponde a un departamento ubicado dentro de una edificación con más de una unidad inmobiliaria. En consecuencia, la notificación del acto realizada debajo o adherida a la puerta de acceso del edificio o condominio, ante la ausencia del administrado y la imposibilidad de acceder a su domicilio, se considera válida siempre que se haya cumplido con realizar una primera visita y dejando constancia de todas las actuaciones conforme a lo previsto en el numeral 21.5 del artículo 21º del TUO de la Ley Nº 27444.
3. Cuando se efectúa la notificación del acto dejando la documentación bajo puerta; sin embargo, no se dejó el acta correspondiente a la primera visita indicando la fecha de la segunda diligencia, o bien, ambas visitas se realizaron el mismo día en diferentes horas.
En cualquiera de estos supuestos, la notificación resulta irregular, por cuanto no se ha cumplido con la secuencia procedimental establecida en el numeral 21.5 del artículo 21 del TUO de la Ley Nº 27444, que exige la realización de dos visitas en días distintos y la entrega previa de un aviso al administrado antes de dejar bajo puerta el acta conjuntamente con la notificación, a fin de garantizar que éste tenga una oportunidad real de conocer el acto y ejercer su derecho de defensa.
La constancia del acto de notificación debe consignar de manera detallada los elementos que acrediten la regularidad de la diligencia. El cargo de notificación deberá contener: los datos de la persona que recibe la documentación, la fecha y hora en que se efectuó la entrega, la relación existente entre el receptor y el servidor, en caso este último no se encuentre presente, la dirección del domicilio, las características de éste cuando la notificación se haya realizado dejando el documento bajo puerta. Además, se sugiere que las entidades puedan complementar el cargo de notificación con material fotográfico o videográfico, el número de suministro u otros elementos que permitan dejar constancia de todas las actuaciones realizadas durante la diligencia y garantizar el cumplimiento de las formalidades previstas en la norma.
El diligenciamiento a través de un notario, si bien da fe del acto, no es suficiente por sí mismo para satisfacer las exigencias del artículo en mención cuando no se acredita el cumplimiento de la primera visita. La intervención notarial no exonera a la entidad de observar estrictamente las formalidades previstas.
D. ¿Cuándo no se considera válida la notificación?
a. No se considera válida notificación efectuada a la dirección de correo electrónico del administrado si éste no hubiese autorizado expresamente el uso de dicho medio para fines de notificación.
b. No surtirá efectos la notificación que, pese a haber sido enviada a una dirección previamente autorizada, no cuente con constancia de recepción o acuse automático de entrega emitido por una plataforma o sistema que garantice la efectiva realización del acto de notificación, no constituye prueba válida de recepción aquella respuesta automática que únicamente acredite la salida del mensaje desde la bandeja de la entidad emisora, sin garantizar su depósito efectivo en el buzón electrónico del destinatario.
c. No se considera válida la notificación por otros medios distintos al correo o aplicativos de mensajería instantánea tales como WhatsApp, Telegram, Facebook u otros similares, aun cuando estos hayan sido utilizados como canales de coordinación interna por la entidad.
d. No se considera valida la notificación por medio de canales institucionales, tales como sistemas de trámite documentario, sistemas de gestión documental, entre otros.
E. ¿Cuál es la importancia de una correcta notificación?
En el ámbito disciplinario, la correcta notificación del acto de inicio del procedimiento y de sus respectivos antecedentes reviste especial trascendencia, pues permite al servidor conocer con precisión los hechos que se le imputan, las normas presuntamente vulneradas y los medios probatorios que sustentan la imputación, posibilitando así el ejercicio pleno de su derecho de defensa y contradicción.
Una notificación defectuosa o irregular en esta etapa podría generar eventualmente la nulidad del procedimiento administrativo disciplinario, al vulnerarse los principios de debido procedimiento, legalidad y derecho de defensa.
Si el procedimiento continuara sin haberse realizado válidamente la notificación del acto de instauración significa que el procedimiento no se ha iniciado formalmente, el plazo de prescripción para el inicio del procedimiento administrativo disciplinario seguirá transcurriendo, pudiendo producirse la prescripción de la acción disciplinaria.
Asimismo, las notificaciones de los actos posteriores, como el informe de órgano instructor y la resolución de sanción, deben observar igualmente las formalidades previamente expuestas. Su omisión o cumplimiento defectuoso no solo puede conllevar a la invalidez de la notificación, sino que, en el caso de la resolución de sanción, impide el cómputo válido de los plazos para la interposición de recursos, afectando con ello la seguridad jurídica del servidor.
Abg. H. Dennis Rojas Bringas | IAGP.
